MEU ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA PRECISA DE UM PROJETO DE B.I. ?

Você ainda não conhece bem os benefícios da adoção de uma ferramenta de Business Intelligence (BI) para o setor jurídico. Uma ferramenta que é desenvolvida para ajudar o gestor na tomada de decisão através da otimização de métricas e indicadores, acompanhamento à experiência do cliente, ter mais competitividade e geração de insights disruptivos para novos negócios, entre tantas outras vantagens.

De acordo com o Athoncorp as empresas cada vez mais escolherão o BI para impulsionar sua competitividade e diferenciar-se dos concorrentes. Pesquisa feita por essa consultoria apurou que o faturamento do setor de BI e Analytics deve ultrapassar US$ 20 bilhões em 2020.

Todo gestor sabe o que deve e quer ver em um relatório de métricas, e muitas organizações e mercados possuem particularidades infinitas em relação ao que mensurar para indicar o sucesso da operação – os populares KPI (key performance indicators).

Mas como Utilizar uma ferramenta de Business Intelligence que permita customizar relatórios jurídicos e dashboards. Isso ocorre porque com a evolução do negócio, as particularidades de cada área e até mesmo o modelo de gestão se evidenciam. É aí que surge a necessidade de visualizar os dados do seu jeito, de acordo com a sua demanda.

Uma organização do segmento de Jurídico público, como TJMT, por exemplo, que fez a implantação do BI relata a seguinte experiência: “A estratégia de BI do Tribunal de Justiça amadureceu nos últimos anos e está começando a dar os primeiros frutos. Nossas informações de litígio já estão todas consolidas no qlikview, que transforma os dados dos sistemas em informação e o BI converte essa informação em conhecimento. Os relatórios gerados pelo qlikview são chamados de dashboards (painéis de indicadores). O projeto qlikview é divido em duas fases. A 1ª é de homologação (estágio atual) e a 2ª de produção (quando estiver efetivamente operando), que está começando produzir os primeiros painéis com consulta para os usuários finais”, destaca o Juiz João Thiago de França Guerra.

A empresa pode ainda utilizar o dashboard para estabelecer as mesmas métricas de comparação dos seus serviços/produtos com a concorrência. Para isso, basta consolidar as informações e cruzar os resultados da sua empresa e da concorrência, considerando o mesmo período para análise. Desta forma, você pode mapear que a marca Y, que tem serviços parecidos com os seus, vendeu mais no Nordeste e Norte e empatou com você nas regiões Centro-Oeste e Sul entre muitas outras parametrizações.

Um outro depoimento do setor jurídico deixar mais claro algumas das utilizações da ferramenta: “Usando essa ferramenta agora temos disponível em tempo real dados de folha de pagamento, aposentadoria, férias, pagamentos diversos de servidores desde 2010. O BI veio para ser o divisor de água na nossa equipe e para toda a administração do judiciário. Os ganhos são enormes principalmente no ganho de tempo para equipe atuar em outras frentes de trabalho do setor e nas tomadas de decisões que agora têm o suporte de dados em tempo real”, pontua o coordenador do CRH, Luzanil Cruz TJMT.

Com essas informações em mãos é possível rever a estratégia de marketing adotada nessas áreas para corrigir a rota e traçar um novo plano de vendas para melhorar o resultado. E esse acompanhamento pode ser feito em tempo real, o que permite que você assuma a liderança ainda no período vigente da nova coleção.

A performance da empresa é resultado do desempenho singular de cada setor, assim como do conjunto de interações entre setores. Consistência dos dados, indicadores setoriais, fluxos de informação, produtividade e eficiência podem ser melhorados com o uso de dashboards customizados.

Por exemplo: ao registrar as notas fiscais de entrada de mercadorias, seu sistema pode, automaticamente, identificar aquelas que já tiveram o ICMS recolhido, informando ao setor contábil sobre o resgate de créditos. Essa informação permite otimizar tanto o trabalho do setor de compras quanto do setor contábil da empresa, sem falar na economia de recursos advindas da obtenção do crédito do referido imposto.

Depois disso, seus times podem avaliar a eficácia dos processos, os indicadores financeiros e os benefícios adquiridos numa única tela, com possibilidade de filtragem de informações e abertura de detalhes, quando necessário.

A gestão orientada a dados é uma realidade difícil de ser ignorada nas empresas. No entanto, é preciso fazer com que esses dados sejam colocados de uma forma compreensível para todos. Na gestão de pessoas, você

pode estipular metas, criar indicadores, mas sem demonstrar o que isso de fato significa para o seu time, os resultados serão difíceis de aparecer.

É aí que entra o dashboard do BI. Com ele você pode criar relatórios visuais e ricos na criação de cenários. Com este modelo de plataforma é possível, por exemplo, usar o recurso de storytelling para apresentar os dados, o que torna a apresentação mais leve e agradável.

No caso da produtividade de um setor, você pode criar gráficos, ícones e outras peças visuais para ilustrar a importância desse indicador, como ele afeta os resultados da empresa e como cada colaborador pode contribuir para aumentá-lo.

Confrontando os dados de produtividade com dados financeiros, é possível descobrir quais setores estão contribuindo mais para o faturamento, utilizando a comunicação visual como forma de disseminar o conhecimento de uma maneira fácil e intuitiva.

O BI é uma solução que se aplica a toda organização, a fim de melhorar os resultados em diversas frentes. Com um dashboard customizado, você pode analisar os processos macro e micro da empresa, verificar gaps nos fluxos de trabalho, identificar pontos de melhoria e assim conduzir mudanças estruturadas na empresa.

Você pode também aumentar a produtividade da equipe e identificar com rapidez processos que não estão sendo desempenhados como o esperado, detectando inclusive quais os motivos para que eles não estejam andando conforme as expectativas.

No setor de vendas, você pode explorar os dados coletados e analisados pelo BI no dashboard com maior precisão, determinando suas metas de vendas e novas estratégias de marketing. Informações como custo de aquisição de clientes (CAC), ticket médio, taxa de recompra e ciclo de vida de um produto podem ser exibidos em conjunto para que você entenda como seus resultados estão evoluindo.

Cada setor da empresa tem uma necessidade específica de dados, sendo desnecessário liberar acesso total para todos os colaboradores. Com a segmentação da informação de acordo com níveis de segurança, fica mais fácil controlar o trânsito de informações na empresa e oferecer dashboards de controle personalizados segundo as necessidades de cada área.

Uma aplicação prática: para o financeiro, é importante conhecer os custos da folha de pagamento, a incidência de impostos, horas extras, gratificações, etc. Mas não é essencial, nem recomendável, que ele tenha acesso às avaliações de desempenho dos setores. Essa informação é de competência da gestão de pessoas, apenas.

Da mesma forma, as informações financeiras da empresa não podem estar acessíveis para todos. Faturamento, lucro líquido, despesas, resultado operacional, são de competência do financeiro, da contabilidade e da alta direção. Qualquer outra pessoa que esteja acessando esse tipo de dado pode estar colocando em perigo a competitividade do negócio.

Sendo assim, “o primeiro passo é identificar quais são as informações relevantes para a gestão do escritório. Para pequenos e médios escritórios ou para advogados individuais, informações sobre as áreas ou assuntos mais procurados por clientes são muito relevantes. A análise pode indicar que há uma grande demanda por determinadas áreas do Direito. Já para os escritórios maiores, é importante  analisar informações como custo de processos por assunto, apontamento de horas de colaboradores, custos e tempo de uma determinada ação. No caso de departamentos jurídicos, normalmente necessitam informações como classificação de risco de processos, provisionamento, custas e depósitos judiciais, além do ingresso e baixa de processos.” Diz o CFO da Athoncorp, Daniel Andrade

Algumas imagens do B.I para escritórios de advocacia.

*imagem exclusiva da athoncorp

Importante deixar claro que esta ferramenta pode ser utilizada para escritórios de todos os portes, pois, as informações do escritório podem ser catalogadas em planilhas do Excel ou Google Docs, e os dados podem ser analisados com tabelas dinâmicas ou gráficos. Se o escritório possuir um software jurídico, as informações vão estar armazenadas e estruturadas em um formato adequado para análise. Tudo será linkado ao BI e a tomada de decisão será bem mas assertiva.

be accurate and keep going

Antônio Araújo Jr

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